Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Tensai Ramen B.V. is verantwoordelijk voor het verwerken van je persoonsgegevens in Limitless (de verwerkingsverantwoordelijke volgens de AVG). Limitless is alleen voor medewerkers van Tensai Ramen en de bedrijven waarmee we samenwerken. Je krijgt een account van je werkgever; zelf een account aanmaken kan niet.

Welke gegevens verwerken we?

Alleen wat nodig is voor je werk bij Tensai Ramen:

• Account: je naam, e-mailadres, rol en vestiging, je taal en je meldingsinstellingen. Je wachtwoord bewaren we alleen als onomkeerbare hash.
• Personeelsdossier: adres en contactgegevens, geboortedatum, burgerservicenummer, IBAN, een kopie van je identiteitsbewijs en bankpas, je contract en handtekening, en de gegevens over verlof en verzuim die je werkgever nodig heeft. Van verzuim leggen we alleen vast dát en wanneer je ziek was, nooit een reden of diagnose.
• Werk: je rooster en diensten, beschikbaarheid, verzoeken (verlof, ruilen, correcties), gewerkte uren en klokmomenten, pauzes en je deel van de fooi.
• Zakelijke contacten: van klanten en leveranciers de naam en het e-mailadres van de contactpersoon, voor facturen, offertes en bestellingen.
• Techniek: een cookie die je ingelogd houdt, een cookie met je taalkeuze en een logboek van belangrijke handelingen (wie wat wanneer wijzigde). We gebruiken geen advertentie- of analysecookies en volgen je niet.

Locatie bij het klokken

Klok je met je telefoon in of uit bij een vestiging waar de locatiecontrole aanstaat, dan vraagt de app op dat moment je locatie, alleen met jouw toestemming op je toestel. Daarmee controleren we of je binnen de straal rond de vestiging bent. Je coördinaten bewaren we nooit: alleen of je binnen de straal was, de afstand tot de vestiging (afgerond) en hoe je klokte. Buiten het klokken vraagt de app je locatie niet.

Camera

De app gebruikt de camera alleen als jij daarom vraagt: om bij het klokken een QR-code te scannen en om bij je registratie een foto van een document te maken, zoals je identiteitsbewijs. Van het scannen bewaren we geen beelden; alleen een foto die je zelf als document toevoegt, komt in je dossier.

Pushmeldingen

Zet je pushmeldingen aan, dan bewaren we het adres dat je toestel daarvoor geeft. Een melding, bijvoorbeeld over een nieuw rooster of je volgende dienst, gaat via de pushdienst van je toestel: Apple, Google of je browser (zoals Mozilla). Je zet pushmeldingen uit in Mijn account of in de instellingen van je toestel. Meldingen in de app bewaren we standaard 90 dagen.

Documenten

Identiteitsbewijzen, bankpassen, handtekeningen, contracten en factuur-pdf's staan versleuteld op onze server (AES-256-GCM) en zijn alleen via Limitless te openen, door wie er recht op heeft. Open je een document in de app voor iPhone of Android, dan staat het kort in het tijdelijke geheugen van de app op je toestel, zodat de viewer of het deelmenu het kan tonen; de app ruimt het daarna op.

Waarvoor, en op welke grondslag?

• Je arbeidsovereenkomst uitvoeren (AVG art. 6 lid 1b): rooster, uren, klokken, fooi, verlof en loon.
• Wettelijke plichten (art. 6 lid 1c): de loonadministratie, je identiteit vaststellen en de fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1f): Limitless beveiligen, misbruik voorkomen en controleren dat er op de vestiging wordt geklokt.
• Toestemming (art. 6 lid 1a): pushmeldingen, en de camera en locatie op je toestel. Die toestemming trek je altijd in via je toestel of Mijn account.
• Facturen en bestellingen met klanten en leveranciers (art. 6 lid 1b en 1c).

Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen gegevens en delen ze alleen als dat nodig is:

• Hosting: Limitless en de back-ups draaien op servers in de Europese Unie (Strato).
• E-mail: e-mails van Limitless gaan via Microsoft 365.
• Pushmeldingen: via Apple, Google of Mozilla, alleen als je ze aanzet.
• Binnen Tensai Ramen: je leidinggevende, de beheerders en de boekhouder zien alleen wat bij hun rol en vestiging hoort.
• Kaart: wie bij de klokinstellingen de kaart opent, laadt kaarttegels van OpenStreetMap.

Apple, Google en Microsoft kunnen gegevens ook buiten de EU verwerken. Zij doen dat onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Niet langer dan nodig. Waar de wet een termijn voorschrijft, houden we die aan:

• Account en personeelsdossier: zolang je bij Tensai Ramen werkt, en daarna zo lang als de wet voorschrijft (voor de loon- en belastingadministratie meestal 7 jaar).
• Facturen en administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Meldingen in de app: standaard 90 dagen.
• Banktransacties zonder factuur: standaard 24 maanden.
• Back-ups: elke nacht; we bewaren 7 dagelijkse, 4 wekelijkse, 12 maandelijkse en 7 jaarlijkse back-ups.

Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Documenten staan versleuteld opgeslagen, wachtwoorden alleen als hash, en de rechten per rol bepalen wie wat ziet. Het aantal inlogpogingen is beperkt en belangrijke wijzigingen worden vastgelegd.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens in een gangbaar bestand krijgen. Veel gegevens zie je zelf in Limitless. Je account laten verwijderen vraag je aan in Limitless via Mijn account (Account verwijderen aanvragen) of per mail. Voor de rest mail je ons; je krijgt binnen een maand antwoord. Gegevens die we volgens de wet moeten bewaren, verwijderen we pas na die termijn.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Contact

Een vraag over privacy of een verzoek over je gegevens? Mail naar noreply@test.tensairamen.nl.

Wijzigingen

Verandert er iets aan wat Limitless verwerkt, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.